在了解 IT2013 软件以后，实施开始时的第一项工作就是准备相关资料，这阶段重点准备

商品资料。

IT2013 的商品编码系统和其他传统的商品编码方法存在非常大的区别，需要正确把握， 否则，会严重影响商品编码的查询效率，给整个系统带来很多问题，因此，请认真了解商品 编码有关的内容。

1、商品大类

【目录位置】 『系统管理』?〖基本资料〗?〖商品资料〗?〖商品大类〗 商品大类是相类似功能商品的统称，是商品的最粗略的分类形式，通常是比较模糊的， 例如：耗材、网络设备、计算机配件等。

【使用方法】 直接输入商品大类名称，商品大类一旦引用就不能删除。

【相关问题】 商品大类的划分只是在统计中发挥作用，在商品查询时并不是很重要，这个传统的树状 结构有较大的差别。

商品大类可以在后期进行调整。

2、商品类别

【目录位置】 『系统管理』?〖基本资料〗?〖商品资料〗?〖商品类别〗

2.1 商品类别的概念

商品的类别是按商品的用途来划分的，比如：“打印机”和“键盘”的主要差别在于其 用途不同，作为商品类别是相对稳定的。程序会自动把类别转换成相应的汉字拼音代码。 例如：“打印机”? “DYJ”、“键盘”? “JP”等。

2.2 商品类别注意的问题 在查询商品前，首先要通过商品类别代码查询到商品类别名称，商品类别比商品大类更 重要，商品类别的划分就变得十分关键，商品类别划分主要注意以下几方面问题：

(1) 使用规范的唯一名称 很多商品类别有不同的叫法，例如：“显示卡”有很多人称之为“显卡”，只能选择其中 一个类别名称。

(2) 避免类别名称出现交叉或包含 如果一个类别包含另一个类别，则非常容易导致查询困难，例如：“激光打印机”就包 含在“打印机”中，如果用“打印机”做类别，就不可能再用“激光打印机”或“喷墨 打印机”做类别。 如果您用大类做类别，就非常容易引起类别的交叉，例如：“多媒体设备”和“存储设 备”就很容易混淆，“光盘刻录机”归上面哪一类都可以。

(3) 类别不要太具体 商品类别是按用途来划分的，不能用商品的具体的品牌、型号做类别。

例如：不能用“IBM 笔记本电脑”、 “17 寸显示器”、“三星 750S 显示器”等做类别。

(4) 类别不要太模糊 最好不用“配件”、“耗材之类”的大类概念做类别（特殊情况除外），这样不便于查找。 (5) 关于用大类做类别 特殊情况有可能会用大类做类别。例如：“复印机配件”等，常用于比较特殊的商品。

2.3 商品类别的维护 商品类别维护包括商品类别修改、商品类别合并等。 (1) 商品类别的修改

商品类别名称修改会影响商品名称，类别修改后，商品名称需要维护一下。 (2) 商品类别的合并

商品类别合并时，需要选择原商品类别和合并后的商品类别，合并后，原商品类别被删 除，商品类别合并是不可逆过程，合并后不能撤销。

(3) 商品类别代码维护 重新计算商品类别所对应的代码，一般情况不需要维护，只有汉字代码库修改后才需要 进行代码维护。

3、商品编码

【目录位置】 『系统管理』?〖基本资料〗?〖商品资料〗?〖商品编码〗

3.1 商品编码中相关的概念

(1) 商品编码

商品编码可以由唯一能够代替实际商品的数字或字母组成。开龙 IT2013 软件提供了自

动商品编码功能，使用商品的序号作为商品编码，从而大大提高商品编码的效率，为了 和手工商品编码区别，手工商品编码必需至少有一个字母，如果是纯数字，则数字长度 必需≥8 位。商品编码总长度不能超过 20 位英文字符。 建议：尽量使用厂家规范的商品编码；若没有厂家的编码时，对于比较常用的商品，可 采用比较容易记忆的手工编码；对于不常用的商品，则可以采用自动编码，在后期的使 用过程中我们完全可以不用记忆编码，详细参见后面的开单使用章节。

(2) 商品类别 在商品编码前，必须指定正确的商品类别，输入类别所对应的代码就会查询到相应的类 别名称，若类别代码有重码，则点击组合框进行选择。

(3) 商品品牌 商品品牌是由生产厂家定义的，在现代商品管理中，商品品牌是很重要的信息，成功的 企业会有知名度较高的品牌，而成功的商家又有可能代理较多品牌，注意品牌的中英文， 尽量用品牌的中文名称。

(4) 商品系列 如果同一种类别所对应的商品很多时，可以使用商品品牌和系列来区分，大多数系列都 与品牌相关，例如联想电脑中有“天禧系列”、“天鹤系列”等。此外，又可以使用重要 的商品性能参数作为商品的系列，例如 52xCD、16xDVD 等。当然，系列也可以为空。通 常，一个系列可对应很多具体型号的商品。

(5) 商品型号 商品型号是对某种商品的细分，通常由一系列的数字或字母组成，它由生产厂家来定义， 商品的型号也可能就是厂家内部的商品编码。例如：750S 等。

(6) 规格说明 通常商品的型号是比较专业的，一般的用户很难从型号中准确判断出商品的具体性能， 在商品规格说明中可简要填写商品特点，便于对商品的了解。

(7) 商品名称 从商品的分析中可以看出，商品包含很多信息。为了便于计算机管理，

我们将商品的“类别+品牌+系列＋型号＋规格说明”等信息组合成为一条信息就是“商 品名称”。

(8) 计量单位

一种商品可能存在多种计量单位，建议只采用一种计量单位，最好使用最小计量单位，

若使用大包装销售时，请定义商品的包装数。例如：尽量使用“包”，而不用“箱”。 (9) 包装数 商品包装数是为大包装而设计的，当输入入库或出库数量后，程序会自动折算出相应的 件数。例如：某商品的包装数是 12, 当商品数量是 24 时，程序会自动计算出件数是 2 件。

只有一种计量单位的商品，可不使用包装数。 (10) 详细说明

商品的详细配置信息只能输入到详细说明里面，最大长度为 7000 个英文字符（3500 个 汉字）。

(11) 保修期 在这里可以自定义商品的保修期，开销售单时会自动跟出商品保修期。

3.2 商品编码中需要注意的问题

(1) 信息输入规范和完整 在输入商品编码相关信息时，应尽量规范和完整，特别是商品的型号，很容易被忽视， 商品的系列对商务人员意义非常重大，商品的系列规则需要保持一致，否则会给商品的 查找带来很大的麻烦。

(2) 尽量使用厂家的编码

象 IBM、HP、联想公司都有非常规范的编码，请直接使用这些编码。 (3) 尽量细致

有些同型号的商品可能存在细微的差别，例如，颜色、包装、产地等，请使用不同的商 品编码，这里严格禁止多种商品使用同一个商品编码，这种情况下，商品成本结转和利 润考核就不准确了。

(4) 组合商品 如果是组合商品，请把商品拆开分别进行编码，例如：台式机就需要拆分为计算机主机 和显示器，机箱和机箱电源需要单独编码。

3.3 商品编码的维护

(1) 商品信息调整

在商品编码修改过程中，您可以修改除商品编码以外的任何信息，包括可以调整商品所

属类别。

(2) 商品编码的修改 商品编码的修改会影响到相应的入库单及出库单等单据中的商品，当数据量很大时，速 度可能会非常慢，商品编码修改有一定的风险，请尽量不要修改商品编码。

(3) 商品编码的删除 商品编码一旦引用就不能删除了。 (4) 商品编码的冻结与解冻

对于长期不再使用的商品，可以通过“冻结”处理成为无效商品，在商品查询时会被过 滤掉，从而能提高商品查询效率。对于已冻结商品，当需要恢复时也可进行解冻处理。 有库存的商品是不能冻结的。

(5) 商品编码的合并

虽然 IT2013 系统提供商品编码合并功能，但还是希望在商品编码中尽量做到认真仔细， 避免出现一个商品编写两个或两个以上的编码，商品编码的合并会影响到数据库中的很 多表，具有一定的风险，合并过程是不可逆的，请谨慎使用!

4、商品科目

【目录位置】 『系统管理』?〖基本资料〗?〖商品资料〗?〖商品科目〗 商品科目是用于维修费、返款、价格保护等财务科目的内容，并可以以商品的形式和商 品一起开具在进货订单或出库单上，具体使用方法和商品编码完全一致。注意：商品科 目是没有成本的，相应的库存数量也没有意义。

5、客户资料

【目录位置】 『系统管理』?〖基本资料〗?〖往来资料〗?〖客户资料〗

和商品编码相比，客户管理相对来说就比较容易了，IT2013 不需要对客户进行编码， 而是用客户的简称作为唯一的标识。客户(销售单位)和客商(进货单位)使用同一个数据 库。界面上是分开管理的。

5.1 客户的简称

客户的简称通常使用 4～6 个连续的汉字组成，采用 A+B+C 模式，A—城市，B—公司关 键字, C—修饰字。

例如：“青岛海洋电子”、“青岛开龙软件”等。 客户简称中 AB 是必须的，C 是可选的。

5.2 客户信息中往来属性 当“往来”属性为“√”时，您与该单位可以有销售业务，同时也可以有进货业务，单 位名称只编写一个就可。

5.3 客户所在区域 您可以对客户所在的省、市以及区域进行管理，最详细可设置到区一级，相关信息可事 先进行维护。

5.6 指定为零售客户

如果指定为零售客户，则在销售开单的下拉框处就可以选择，能提高一点效率。

5.7 客户的查询 在客户查询时，可输入客户简称的代码，当按客户代码查询有困难时，您也可以输入 4～ 6 个连续的汉字，程序会自动查询出所有包含该汉字的客户。 如果您对客户的简称不是很熟悉，尽量输入比较少的代码进行查询。

6、客商资料

【目录位置】 『系统管理』?〖基本资料〗?〖往来资料〗?〖客商资料〗 客商资料和客户资料处理方式基本一致，这里不再赘述.

7、往来单位的维护

【目录位置】 『系统管理』?〖基本资料〗?〖往来单位维护〗

7.1 客户简称修改

客户简称修改需要单独的程序。简称修改后会影响到所有进销单据。

7.2 客户、客商冻结解冻

对过时的客户或客商进行冻结，需要恢复时也可以解冻。

7.3 客户合并

如果同一个客户或客商有两个或两个以上名称，会给账目管理和销售分析带来很大的麻 烦，因此在增加新单位时应查看一下该单位是否已经存在。合并操作是不可逆的，会影 响总账等相关信息，请谨慎使用。

7.4 往来单位维护

如果误将客户输入成为客商（或者把客商输入成为客户），您可直接修改往来单位类型。

8、个人信息

【目录位置】 『系统管理』?〖基本资料〗?〖往来资料〗?〖个人信息〗

开龙 IT2013 软件不仅能实现对往来单位(客户、客商)信息的管理，而且还能实现对个 人信息的管理，个人信息可以与往来单位关联，一个单位可以有多个联系人，个人信息 可以和出库单、进货订单中的经办人关联。

【使用方法】

在客户、客商管理界面会显示该单位的联系人，点击鼠标右键可以增加、修改、删除个

人信息。在【个人信息】窗口输入的个人信息是可以不和往来单位（客户或客商）关联 的。

9、财务科目

【目录位置】 『系统管理』?〖基本资料〗?〖财务资料〗?〖财务科目〗

“IT2013”可以实现对费用的管理，在进行费用管理之前，首先建立费用科目。 “IT2013”中的费用和其他收入使用的是同一个财务科目。 “IT2013”不能实现多级财务科目，只能平行展开到最末一级，请注意仔细规划。

10、资金账户(银行账户)

【目录位置】 『系统管理』?〖基本资料〗?〖财务资料〗?〖银行账户〗

【资金账户输入中需要注意的问题】 流动现金和银行资金账户是通过类型区分的。

如果银行账号已经引用就不能删除了，在金额为 0 的情况下，请使用账户冻结功能。 账户关联：如果账户选择了分店，则该账户与此分店强制关联，不关联分店的账户，查 询不受控制。 总结：基本资料不一定能一次录入完成，有些资料需要在以后逐步补充和完善。